A hétfőn megkapott másik KLIK dokumentum a beszerzések eljárásrendjéről szól. Erre nem találok megfelelő jelzőt, mert az őrület, értelmetlenség, dilettantizmus, de még a szándékos károkozás is túl enyhe rá.

Az új eljárásrend lényege, hogy minden beszerzésre egyaránt vonatkozik és csupán néhány dokumentum csatolását engedi el, ha ez kisértékű. Tehát a pár forintos eszközökre is igazak az alábbiak:

1. Előzetes jóváhagyás beszerzése, avagy a szükségesség indoklása. Tehát mielőtt bármit is tennénk az adott beszerzés megvalósítására, engedélyt kell kérni a terv kivitelezéséhez is. Ennek nyilvánvalóan az a célja, hogy ne végezzünk felesleges munkát, hamar kiderüljön, ha nem indokolt a feladat. Ám erre akkor is szükség van, ha az adott beszerzés nélkülözhetetlen. Szükséges a formanyomtatványt aprólékosan kitölteni, indokolni, dokumentálni minden létező módon.
2. A beszerzés megtervezése, avagy árajánlatkérés lebonyolítása. Valóban bonyolítás, hiszen egy elképesztően aprólékos formanyomtatványt kell kitölteni, ezt eljuttatni az ajánlattevőnek. Az pedig saját nyomtatványán pontos árajánlatot ad a kívánt termékről céges aláírással. Itt jön az engedmény, miszerint 1.000.000 Ft alatt nem szükséges cégbírósági bejegyzés, aláírási címpéldány, NAV igazolás a hátralékmentességről és 100.000 Ft alatti árajánlatnál nem kell még tevékenységet igazoló dokumentum, sőt referencia sem. Ezeket az ajánlatkérővel be kell nyújtani engedélyeztetésre. 100.000 alatt 2 felette 3 cégtől kell árajánlatot beszerezni.
3. Ha megérkezett az engedélyeztetés, akkor következhet a tényleges beszerzés, ami már bagatell ezek után. Amennyiben ez készpénzes, úgy a beszerzőnek kell ezt megelőlegezni, ha átutalás, akkor elvileg 15 napon belül megtörténik a fizetés, ha megérkezett a megfelelő számla és a beszerző igazolta a tökéletes teljesülést.

Egy példával tenném picit szemléletesebbé. Egy diák megrántotta a függönyt és eltört két függönytartó karika. Értéke 2x35 Ft, de csak 12 db-os kiszerelésben árulják, ami 420 Ft. Eddig ilyen helyzetben az esetet észlelő tanár szólt a gazdaságin, az illetékes elment a közeli boltba és megvette, majd a számlával elszámolt a gazdaságiban, a pénzt rögtön megkapva. Optimális esetben a függöny már másnap a helyén volt(, de legkésőbb két-három nap) és az ig. csak utólag tudta meg.

Most ha ez megtörténik, akkor - leszámítva a jelenlegi helyzetet, mikor még az is kérdés, hogy melyik munkafolyamat kinek a dolga - értesítik az igazgatót, aki megíratja a szükséglet bejelentést. Ebben rögzíteni kell a probléma okát, a megoldás lényegét, megmutatni, hogy hol terveztük be ezt a költséget. Jelen példában két probléma merül fel a három nappal később érkező telefonos reakcióban: nem volt betervezve ezen rongálás és a megoldás indokolatlanul nagy extra költséggel jár, hiszen 12 db-ot kell megvenni 2 db helyett. Előbbi enyhe megrovással jár, és azzal az ígérettel, hogy a következő tervben már lesz erre keret betervezve (nem mintha lenne miből), most csak a csekély összegre való tekintettel kap engedélyt. A másik problémára viszont megoldást kell találni, de a 2. fázisba léphet az ügylet. Sikerül egy hiperben találni megfelelő kiszerelést, neki lehet állni a hivatalos árajánlatkérő kitöltésének. A műszaki leírásnál elidőzünk pár napot, hiszen ez a legfontosabb rovat, itt kell megkülönböztetni a nagyon hasonlító tételektől, de úgy, hogy ne tegyünk indokolatlan szűkítést, amivel kizárhatnánk valójában megfelelő terméket, és természetesen konkrét gyártóra sem szabhatjuk az árajánlatot. Meg kell tehát mérni, átbeszélni az anyagát, színét stb. A többi már semmiség ehhez képest, az egy óra alatt kész, később még rutinosabban elkészül. Persze e-mailen nem érdemes ezt elküldeni, telefonon pedig nem egyszerű illetékest találni, aki komolyan veszi e problémát. A megoldás ekkor is csak annyi, hogy az árajánlatot nekünk kell megírni, mert a hiper nem foglalkozik ilyen tétellel. Elkészül tehát egy egyszerű, fejléc nélküli dokumentum, ami két tételt tartalmaz (árral), amely kapható és megfelel a követelménynek - pontosabban az egyik nem felel meg, mert más színe van, bár olcsóbb 15 Ft-tal. Ezzel elmehetünk a boltba és az ügyfélszolgálaton aláírják, lepecsételik. Arra a kérdésre, hogy hol árulnak még ilyet, nincs érdemi válasz. Mivel a neten nem sikerül mást találni, jobb híján a közeli boltban iratunk egy árajánlatot a 12 db-os csomagról (azzal a tudattal, hogy ezt úgyis elutasítják, bár darabonként olcsóbb lenne). Elküldjük a tankig.-nak azzal a kísérőlevéllel, amely a drágább önálló tételt javasolja (2 db), mert színben az egyezik a többivel. A tankerület másfél héttel később telefonon értesíti a gazdaságit, hogy valóban nem volt más bolt, ahol árulnának ilyet? Sikerül meggyőzni az illetékest, aki így jóváhagyja a hiperbeli drágább tétel beszerzését, de természetesen azzal a megjegyzéssel, hogy csak a minimális költségemelkedmény miatt, és megígérjük, hogy a jövőben nem fogunk feleslegesen drágább színt választani (bár ez amúgy is formalitás, hiszen nem mi fogjuk eldönteni). Ezután jöhet a beszerzés személyesen a hiperből saját pénzből, mert az átutalás nem megoldható. Számlát leadminisztrálva továbbítjuk az igazolólappal, hogy a függöny a helyén (fotó nem kell, ez megnyugtató). A készpénz visszafizetése talán 3-4 hét múlva várható.

Ez nem vicc, hanem a bürokrácia diadala.

Ez nem átmeneti probléma, hanem mostantól ez lesz mindig. Apróbb változások lehetnek, talán rövidül az átfutási idő, de lényegi változás nem lehet, legalábbis addig, míg Marekné vissza nem vonja ezen szabályzatát.